Reglas multinivel por monto, departamento y proyecto. Cada documento se enruta solo. Sin atajos, sin firmas escaneadas, con trazabilidad completa para auditoria.
Cuando las aprobaciones ocurren por cadenas de correo, conversaciones de pasillo o notas adhesivas, nadie sabe que se aprobo, quien lo aprobo, ni cuando. Los documentos se pierden. El fraude pasa desapercibido. Los auditores levantan alertas.
Sin flujos de aprobacion documentados, no puedes demostrar la segregacion de funciones ni la autorizacion adecuada. Esto representa una alerta importante para los auditores y puede derivar en debilidades materiales en los controles internos.
Define la logica de aprobacion una vez y aplicala automaticamente en todo el sistema
Enruta los documentos segun el valor de la transaccion. Menos de $1,000 - aprueba el gerente. Entre $1,000 y $10,000 - se requiere director. Mas de $10,000 - VP o CFO.
Enruta automaticamente a los gerentes de cada departamento. Los gastos de marketing van al Director de Marketing. Las compras de TI van al Gerente de TI.
Cadenas de aprobacion secuenciales o paralelas. Primero aprueba el gerente, luego el director, luego finanzas. O varios aprobadores en paralelo.
Los aprobadores reciben alertas por correo con los detalles del documento y enlaces de aprobar/rechazar en un clic. Correos recordatorios para los pendientes.
Aprueba desde cualquier lugar. Revisa los detalles del documento y aprueba o rechaza desde cualquier dispositivo. Nunca vuelvas a ser un cuello de botella.
Delega la autoridad de aprobacion cuando estes ausente. Define rangos de fechas y limites. Las delegaciones quedan registradas para la pista de auditoria.
Un solo motor de flujos impulsa las aprobaciones en todo el sistema. Configura reglas para cada tipo de documento segun tus politicas.
Asegura que todas las compras se aprueben antes del compromiso. Enruta por monto, proveedor o categoria de producto.
Los empleados registran sus gastos y los gerentes los aprueban. Las violaciones de politica se marcan automaticamente.
Aprueba facturas para su pago. Exige aprobacion para variaciones respecto a la orden de compra o montos superiores a cierto limite.
Las solicitudes de credito de clientes requieren aprobacion. Evita castigos y descuentos no autorizados.
Una sola persona autoriza
Uno tras otro
Varios a la vez
Segun criterios
Cada accion de aprobacion queda registrada con fecha y hora, usuario y direccion IP
Ve exactamente quien aprobo que, cuando y desde donde. Aprobaciones, rechazos y comentarios quedan registrados de forma permanente.
Cuando se delega una aprobacion, quedan registrados tanto el aprobador original como el delegado. Transparencia total.
Evita que la misma persona cree y apruebe un documento. El sistema aplica la separacion automaticamente.
Genera reportes de aprobacion para los auditores. Demuestra el cumplimiento de los limites de autorizacion y las politicas.
Control, visibilidad y eficiencia - todo a la vez
Los documentos se enrutan automaticamente hacia los aprobadores correctos. Se acabo perseguir personas o preguntarse donde quedo atascado algo.
Aplica los limites de autorizacion de forma consistente. Sin excepciones, sin atajos. Las politicas se aplican igual cada vez.
Documentacion completa de quien aprobo que y cuando. Los auditores obtienen respuestas al instante en lugar de buscar entre archivos.
Deja de perseguir aprobadores por correo. Deja que el sistema enrute, recuerde y registre automaticamente.