Solicita, aprueba y emite ordenes con flujo controlado. Compara contra cotizaciones, vincula con recepcion y factura. Cada peso comprometido, visible al instante.
Cuando las ordenes de compra viven en hojas de calculo, hilos de correo y sistemas dispersos, pierde visibilidad de lo que se ha pedido, lo que se ha recibido y lo que realmente le debe a sus proveedores.
Estudios de la industria muestran que las empresas sin controles adecuados de OC pagan de mas entre 2-5% debido a pagos duplicados, descuentos perdidos y facturas fraudulentas. Para una empresa que gasta $1M anuales en compras, eso equivale a $20,000-$50,000 en perdidas evitables.
Todo lo necesario para controlar las compras desde la solicitud hasta el pago
Cree ordenes de compra desde cero, conviertalas desde requisiciones o generelas desde puntos de reorden. Copie desde OCs anteriores o plantillas para compras recurrentes.
Defina jerarquias de aprobacion segun monto, departamento o categoria de producto. Enrute las OCs automaticamente a los aprobadores correctos con notificaciones por correo.
Mantenga precios negociados por proveedor. Las lineas de la OC se completan automaticamente con el precio correcto segun los acuerdos con el proveedor y descuentos por volumen.
Registre recepciones parciales o completas contra las OCs. Rastree lo recibido, lo pendiente y lo sobre o subentregado con trazabilidad completa.
Concilie automaticamente la OC, la recepcion de mercancia y la factura del proveedor. Senale discrepancias en cantidad, precio o condiciones antes de liberar el pago.
Emita ordenes en la moneda del proveedor con conversion automatica. Rastree el impacto del tipo de cambio y la revaluacion durante la liquidacion en CxP.
Desde el momento en que alguien necesita comprar algo hasta que se paga la factura, cifraHQ mantiene control y visibilidad total.
Comience desde una requisicion, alerta de reorden o entrada manual. Seleccione proveedor, agregue lineas, confirme precios.
La OC se enruta a los aprobadores correspondientes segun sus reglas configuradas. Los aprobadores reciben notificacion por correo.
Envie la OC por correo directamente desde el sistema con archivo PDF adjunto. Rastree cuando el proveedor confirma recepcion.
Registre la recepcion de mercancia contra la OC. Maneje envios parciales, pedidos pendientes y sustituciones.
Concilie la factura del proveedor con la OC y la recepcion. Resuelva variaciones. Libere el pago a traves de CxP.
Vea el estado de la OC en cualquier momento
Entregas vencidas senaladas
Cada cambio queda registrado
De la OC a la recepcion y a la factura
Las ordenes de compra no viven aisladas. cifraHQ conecta la gestion de OC con cada funcion relacionada.
Las recepciones de mercancia actualizan el inventario en tiempo real. Vea las llegadas esperadas en las proyecciones de stock.
Las facturas conciliadas pasan directamente a CxP para la programacion de pagos y gestion de flujo de caja.
Asigne flete, aranceles y costos de importacion directamente a las recepciones de OC para visibilidad real del costo.
Provisiones, compromisos y gastos se registran automaticamente con integracion completa al GL.
Ya sea que compre materias primas, productos terminados o servicios
Compre materias primas con especificaciones precisas. Vincule las OCs a ordenes de trabajo de produccion. Rastree los tiempos de entrega de proveedores para la planificacion de produccion.
Reabastezca stock con puntos de reorden automatizados. Gestione multiples proveedores por producto. Maneje escenarios de envio directo y cross-dock.
Gestione contratos de servicio y compras recurrentes. Rastree el gasto que no es de inventario. Asegure el cumplimiento del presupuesto en todos los departamentos.
Deje de perseguir OCs por hilos de correo. Vea como cifraHQ le da orden a su proceso de compras.