Configure la plantilla una vez, defina el horario, y la plataforma genera el documento automaticamente, con cada detalle intacto, cada vez, a tiempo.
Toda empresa tiene transacciones que ocurren en un horario fijo. Renovaciones anuales de licencias. Cuotas mensuales de servicio. Pedidos semanales de suministros. Contratos trimestrales de mantenimiento. Estas transacciones recurrentes son predecibles, pero el trabajo manual de crearlas cada vez no lo es.
Alguien tiene que recordar la fecha, buscar al cliente o proveedor, ingresar las mismas lineas, aplicar los mismos descuentos y contabilizar el documento. Multiplique eso por docenas o cientos de transacciones recurrentes, y tiene una perdida real de tiempo, ademas del riesgo de que alguien lo olvide, ingrese el monto incorrecto o lo contabilice tarde.
cifraHQ elimina esto por completo con las Plantillas de Documentos Recurrentes. Configure la plantilla una vez, defina el horario, y la plataforma genera el documento automaticamente, con cada detalle intacto, cada vez, a tiempo.
Las plantillas recurrentes funcionan en los tres documentos transaccionales principales de cifraHQ. El proceso de configuracion es el mismo para los tres.
Automatice la facturacion de suscripciones, cuotas de servicio, renovaciones de licencias y cualquier cargo recurrente a clientes. Se contabilizan segun el horario, con todos los terminos intactos.
Los pedidos permanentes de clientes habituales entran al flujo de cumplimiento automaticamente. Sin ingreso manual, sin pedidos olvidados.
Pedidos semanales de suministros, reabastecimientos regulares a proveedores y compras programadas, todo generado automaticamente sin que alguien tenga que recordar enviarlos.
Cada empresa tiene un ritmo distinto, y cifraHQ se adapta a todos ellos con cuatro opciones de frecuencia. Tambien puede definir una fecha de vencimiento en cualquier plantilla: al alcanzarla, la plantilla simplemente deja de generar nuevos documentos y queda inactiva.
Genera un documento todos los dias. Ideal para cargos de servicio diarios o pedidos de suministro en un ciclo diario fijo.
Seleccione dias especificos de la semana. Un distribuidor que hace pedidos cada lunes y jueves configura ambos dias.
Elija dias especificos del mes. Facture el 1 y el 15: las facturas se generan automaticamente en esas fechas, cada mes.
Seleccione fechas especificas del ano. Las renovaciones anuales del 8 de junio se generan automaticamente, ano tras ano.
Cada plantilla incluye una opcion de Auto Post. Al activarla, el documento generado no solo se crea, sino que se contabiliza y finaliza automaticamente en la fecha programada. Sin borrador que revisar, sin paso de aprobacion manual, sin intervencion humana requerida.
Esta es la diferencia entre un sistema de recordatorios y la automatizacion real. Con Auto Post activado, sus facturas recurrentes se envian a los clientes, sus ordenes de compra se envian a los proveedores y sus pedidos de venta entran al flujo de cumplimiento, todo sin que nadie toque el sistema.
Cuando cifraHQ genera un documento a partir de una plantilla recurrente, traslada todo, no solo las lineas y los totales, sino cada detalle que usted configuro.
Nada se pierde, nada requiere reingreso, y nada depende de que alguien recuerde "como se hace esto normalmente".
Todas las plantillas recurrentes se organizan en una seccion dedicada de Plantillas Recurrentes en el menu lateral, separadas por tipo de documento: Ordenes de Compra, Pedidos de Venta y Facturas.
La lista de plantillas muestra la informacion esencial de un vistazo: el estado de cada plantilla (activa o vencida), la frecuencia, la proxima fecha programada y el cliente o proveedor asociado. Esto le da a su equipo una vista unificada de cada transaccion automatizada en el sistema.
Piense en un proveedor de tecnologia logistica que vende licencias anuales de su plataforma a clientes en toda America Latina. Un cliente en Sudamerica tiene un contrato de $27,000 al ano, facturado en dos cuotas: una en junio y otra en febrero. La factura siempre va al mismo contacto, a la misma direccion, con el mismo codigo de producto, la misma estructura de descuento y los mismos terminos de pago.
Sin plantillas recurrentes, alguien del equipo de facturacion tendria que recordar ambas fechas, buscar al cliente correcto, ingresar las lineas, aplicar el descuento por volumen del 22%, agregar las instrucciones de pago en el campo de comentarios y contabilizar la factura. Dos veces al ano, solo para este cliente. Ahora multiplique eso por cincuenta o cien clientes con acuerdos similares.
El 8 de junio, la factura se contabiliza. El 3 de febrero, se contabiliza de nuevo. Nadie en el equipo necesita hacer nada. Cuando el contrato se renueva, actualice la fecha de vencimiento o cree una nueva plantilla con los terminos revisados.
Las plantillas recurrentes no se limitan a una sola industria o caso de uso. Estas son algunas de las aplicaciones mas comunes.
Facturas de licencias mensuales o anuales generadas en un horario fijo, cada una con el producto, nivel de precio y descuento correctos.
Facturas de servicio trimestrales o mensuales que coinciden con los terminos de cada contrato, contabilizadas automaticamente.
Pedidos de suministro semanales o quincenales a proveedores habituales, generados segun el horario sin envio manual.
Facturas mensuales para alquiler de equipos, espacio de almacen o arrendamiento de vehiculos, con los montos correctos.
Facturas periodicas a franquiciados o socios basadas en cuotas fijas o terminos contractuales.
Si ocurre segun un horario, cifraHQ puede automatizarlo, para que su equipo se enfoque en el trabajo que realmente importa.
Documentos Recurrentes es una pieza del enfoque mas amplio de cifraHQ hacia la automatizacion. Combinado con la facturacion electronica, la integracion con Stripe para pagos en linea y el seguimiento de comisiones, se puede construir un flujo de facturacion donde:
Todo sin que nadie de su equipo toque un teclado. Esto no es un plan a futuro. Esto es lo que cifraHQ hace hoy.
Si las transacciones recurrentes todavia son un proceso manual en su negocio, esta invirtiendo tiempo y atencion en trabajo que el software deberia manejar. Vea como cifraHQ automatiza los documentos que se repiten, y libera a su equipo para enfocarse en los que no.